Les demandes d’information, appelées également « évènements web », correspondent aux demandes e-mail envoyées par les contacts (provenant d’un site web ou d’un portail, ou du contact directement en tant que réponses aux courriels préalablement envoyés) et aux demandes de dénonciation provenant de l’extranet prescripteurs.
Une demande web peut être associée à un programme et un lot éventuels, ou il peut s’agir d’une demande générique sans rapport avec les grilles de prix.
Une fiche contact est automatiquement créée à l’arrivé d’une demande d’informations d’un nouveau contact.
Lorsqu’un contact existant (dont l’adresse e-mail principale est reconnue) effectue une nouvelle demande d’informations, sa fiche est actualisée.
Un e-mail d’avertissement est envoyé au vendeur à qui la demande est affectée sur Axessia.
Identification des contacts ayant des demandes non traitées
Les évènements web non traités sont facilement identifiés non seulement sur les fiches contact, mais également à partir de la zone « A traiter » de page d’accueil, sur la liste des contacts, et sur la liste des programmes :
Liste des contacts
Colonne « Evènement » de la liste des contacts
Permet de visualiser la demande la plus récente : Soit la demande la plus récente à traiter mais qui n’a pas été affectée manuellement par un utilisateur (si toutes ont été affectées ou aucune des demandes n’a été affectée manuellement, c’est la demande la plus récente qui est prise en compte peu importe son affectation), soit la demande la plus récente déjà traitée dans le cas où le contact n’a aucune demande en attente de traitement.
– Le type de demande sur fond coloré et le message éventuel, par exemple :
« Informations » sur fond bleu (demandes d’information provenant d’un site web ou d’un portail).
« Mail » sur fond orange (réponses du contact aux courriels préalablement envoyés).
« Dénonciation » sur fond gris foncé (demandes de dénonciations provenant de l’extranet prescripteurs).
– L’origine et la date / l’heure d’arrivé de la demande
Colonne « Intervenant » de la liste des contacts
– Le programme auquel la dernière demande web est liée
– Les mentions « A traiter » (demandes affectées automatiquement à l’arrivé sur Axessia CRM et demandes sans aucune affectation) ou « Affecté » (demandes manuellement affectées par un utilisateur) sur fond rouge indiquent la présence d’une ou plusieurs demandes non traitées
– Le chiffre précédé par le caractère « plus » (+) sur fond jaune indique le nombre total de demandes complémentaires en attente de traitement, en plus de celle indiquée par les textes « A traiter » ou « Affecté » sur fond rouge.
Par exemple : La mention « A traiter +2 » signifie que le contact a 3 demandes non traitées, dont au moins une, celle représentée dans la colonne « Evènement », n’a pas été affectée manuellement par un utilisateur
Recherche avancée de la liste des contacts
La recherche avancée de la liste des contacs permet de retrouver les contacts en fonction de leurs évènements web (notamment par type de demande, intervenant, statut) :
Contacts > Recherche avancée > Evènements
Fiche d’un contact
Demandes non traitées
Les demandes web non encore traitées apparaissent dans la zone « En cours » de la fiche contact. L’historique des demandes traitées est accessible dans la zone « Historique ».
Les différentes demandes web sont identifiées par le type de demande sur un fond coloré, comme sur la liste des contacts (voir exemples ci-dessus).
Un pictogramme « bulle » indique la présence d’un message éventuel, pouvant être consulté au survol de la souris ou au clic sur le pictogramme ou sur les types de demandes sur fonds colorés. La date et l’heure d’arrivé de la demande, l’origine, l’objet, le programme et le lot éventuellement liés et l’intervenant à qui la demande est assignée sont également affichées.
Demandes préalablement traitées
Les demandes traitées peuvent être consultées dans la zone « Historique », mais ne peuvent plus être traitées de nouveau, ni modifiées, ni supprimées. La plus récente peut en revanche être remontée de nouveau dans les évènements en cours à partir de la liste des contacts.
